Czym jest faktura korygująca i kiedy ją wystawiamy?
Faktura korygująca to dokument księgowy służący do skorygowania błędów lub wprowadzenia zmian w wystawionej wcześniej fakturze pierwotnej. Korekty mogą dotyczyć zarówno danych formalnych (sprzedawcy lub nabywcy), jak i elementów merytorycznych – cen, ilości towarów, stawek VAT czy udzielonych rabatów.
Wystawienie faktury korygującej jest niezbędne w wielu sytuacjach biznesowych. Najczęściej spotykane przypadki to:
- Zwrot towaru przez klienta
- Udzielenie rabatu po wystawieniu faktury
- Zmiana ceny usługi lub towaru
- Błędne dane nabywcy lub sprzedawcy
- Pomyłka w ilości sprzedanych towarów
- Korekta stawki VAT
Prawidłowo wystawiona faktura korygująca stanowi podstawę do skorygowania rozliczeń podatkowych, dlatego kluczowe jest, aby dokument zawierał wszystkie wymagane elementy i był sporządzony zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Obowiązkowe elementy faktury korygującej
Faktura korygująca musi zawierać określone elementy wymagane przez przepisy podatkowe. Oto lista niezbędnych informacji, które powinny znaleźć się na prawidłowo wystawionej fakturze korygującej:
- Wyrazy „FAKTURA KORYGUJĄCA” lub „KOREKTA” – wyraźnie widoczne w nagłówku dokumentu
- Numer faktury korygującej oraz datę jej wystawienia
- Dane identyfikacyjne faktury pierwotnej (numer i data wystawienia)
- Pełne dane sprzedawcy i nabywcy (nazwa, adres, NIP)
- Precyzyjną przyczynę korekty
- Pozycje faktury przed korektą
- Pozycje faktury po korekcie
- Różnicę wynikającą z korekty (wartość „in minus” lub „in plus”)
- Podpis osoby uprawnionej do wystawienia faktury korygującej (nie jest wymagany przy fakturach elektronicznych)
Warto pamiętać, że faktura korygująca nie musi zawierać wszystkich pozycji z faktury pierwotnej – wystarczy uwzględnić tylko te, które faktycznie podlegają korekcie.
Jak krok po kroku sporządzić fakturę korygującą
Przygotowanie poprawnej faktury korygującej wymaga dokładności i znajomości przepisów. Oto proces tworzenia takiego dokumentu w kilku przejrzystych krokach:
Krok 1: Przygotowanie danych
Przed przystąpieniem do wystawienia faktury korygującej zgromadź wszystkie niezbędne informacje:
– Oryginał faktury, która ma zostać skorygowana
– Dokładną przyczynę korekty
– Dane, które ulegają zmianie
Krok 2: Wybór odpowiedniego szablonu
Możesz skorzystać z gotowego wzoru faktury korygującej dostępnego w programie księgowym, arkuszu kalkulacyjnym (Excel) lub edytorze tekstu (Word). Wiele firm korzysta z dedykowanych programów do fakturowania, które automatycznie generują faktury korygujące na podstawie wprowadzonych danych, co znacznie ułatwia cały proces.
Krok 3: Wypełnienie nagłówka dokumentu
W górnej części dokumentu umieść:
– Wyraźne oznaczenie „FAKTURA KORYGUJĄCA”
– Numer faktury korygującej (zazwyczaj w formacie FK/numer/miesiąc/rok)
– Datę wystawienia korekty
– Miejsce wystawienia
Krok 4: Wprowadzenie danych sprzedawcy i nabywcy
Umieść pełne dane identyfikacyjne obu stron transakcji:
– Nazwa firmy
– Adres siedziby
– NIP
– Ewentualnie REGON lub KRS (jeśli były podane na fakturze pierwotnej)
Krok 5: Wskazanie faktury pierwotnej i przyczyny korekty
W tej części dokumentu należy:
– Podać numer i datę wystawienia faktury pierwotnej
– Jasno określić przyczynę korekty (np. „zwrot towaru z powodu wady”, „udzielenie rabatu posprzedażowego”, „błędna stawka VAT”)
Krok 6: Wprowadzenie danych przed i po korekcie
Ta część jest kluczowa dla faktury korygującej. Należy przejrzyście przedstawić:
– Stan przed korektą (dane z faktury pierwotnej)
– Stan po korekcie (poprawne dane)
– Różnicę wynikającą z korekty
Najczęściej stosuje się tabelę z trzema wyraźnymi sekcjami: „Było”, „Jest”, „Różnica”.
Krok 7: Podsumowanie i podpis
Na końcu dokumentu umieść:
– Podsumowanie kwot przed i po korekcie
– Datę otrzymania korekty przez nabywcę (opcjonalnie)
– Podpis osoby uprawnionej do wystawienia faktury (nie jest wymagany przy fakturach elektronicznych)
Najczęstsze rodzaje korekt i ich specyfika
W zależności od rodzaju korekty, sposób wypełnienia faktury korygującej może się różnić. Poniżej omawiam najczęściej spotykane przypadki:
Korekta danych nabywcy lub sprzedawcy
Jeśli korekta dotyczy wyłącznie danych identyfikacyjnych (np. błędny NIP, nazwa firmy czy adres), w tabeli korygującej wystarczy umieścić informacje:
– Było: niepoprawne dane
– Jest: poprawne dane
W tym przypadku kwoty na fakturze pozostają bez zmian, a korekta dotyczy wyłącznie danych formalnych.
Korekta ilości lub ceny towaru
Przy korekcie ilościowej lub cenowej należy wyraźnie pokazać:
– Było: pierwotna ilość/cena towaru, wartość netto, VAT i brutto
– Jest: skorygowana ilość/cena, nowa wartość netto, VAT i brutto
– Różnica: wartości ze znakiem plus (gdy zwiększamy wartość) lub minus (gdy zmniejszamy wartość)
Korekta do zera (anulowanie faktury)
W przypadku całkowitego anulowania faktury:
– W sekcji „Było” umieszczamy wszystkie pozycje z faktury pierwotnej
– W sekcji „Jest” wpisujemy zera dla wszystkich pozycji
– W sekcji „Różnica” pojawią się wartości ujemne równe wartościom z faktury pierwotnej
Pamiętaj, że anulowanie faktury poprzez korektę do zera jest możliwe tylko w określonych przypadkach, np. gdy towar nie został dostarczony lub usługa nie została wykonana. W innych sytuacjach może być wymagane zastosowanie procedury zwrotu towaru z odpowiednim udokumentowaniem tego procesu.
Typowe błędy przy wystawianiu faktur korygujących i jak ich uniknąć
Podczas wystawiania faktur korygujących przedsiębiorcy często popełniają błędy, które mogą prowadzić do problemów podczas kontroli skarbowej. Oto najczęstsze pomyłki i praktyczne sposoby ich uniknięcia:
Błędy formalne
Brak oznaczenia „Faktura korygująca” – dokument musi być wyraźnie oznaczony jako korekta, aby nie było wątpliwości co do jego charakteru.
Nieprawidłowa numeracja – faktury korygujące powinny mieć własną, odrębną numerację (np. FK/1/01/2023), która pozwala na ich łatwą identyfikację.
Brak odniesienia do faktury pierwotnej – zawsze należy podać numer i datę faktury, której dotyczy korekta, co umożliwia powiązanie obu dokumentów.
Błędy merytoryczne
Nieprecyzyjne określenie przyczyny korekty – przyczyna musi być jasno i konkretnie sformułowana, co pozwala na weryfikację zasadności korekty.
Niekompletne dane przed i po korekcie – należy wyraźnie pokazać stan przed korektą, po korekcie oraz różnicę, aby zmiany były transparentne.
Korygowanie tylko kwoty VAT – jeśli zmienia się stawka VAT, należy skorygować zarówno kwotę netto, VAT, jak i brutto, zachowując spójność matematyczną.
Jak uniknąć błędów?
– Korzystaj z gotowych szablonów lub specjalistycznego oprogramowania do fakturowania
– Dokładnie sprawdzaj wszystkie dane przed finalnym wystawieniem korekty
– Konsultuj nietypowe przypadki z księgowym lub doradcą podatkowym
– Przechowuj dokumentację związaną z przyczyną korekty (np. protokół zwrotu towaru, potwierdzenie reklamacji)
Obowiązki podatnika związane z fakturą korygującą
Wystawienie faktury korygującej wiąże się z określonymi obowiązkami podatkowymi, które należy spełnić w odpowiednich terminach:
Terminy wystawienia faktury korygującej
Fakturę korygującą należy wystawić niezwłocznie po stwierdzeniu konieczności korekty, jednak przepisy nie określają sztywnego terminu. W praktyce biznesowej przyjmuje się, że powinno to nastąpić tak szybko, jak to możliwe po ustaleniu przyczyny korekty, aby zachować aktualność rozliczeń podatkowych.
Ujęcie korekty w rozliczeniach VAT
Sposób rozliczenia faktury korygującej w deklaracji VAT zależy od rodzaju korekty:
Korekty in minus (zmniejszające podatek należny):
– Sprzedawca może uwzględnić korektę w rozliczeniu za okres, w którym nabywca otrzymał fakturę korygującą
– W niektórych przypadkach wymagane jest posiadanie potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę
Korekty in plus (zwiększające podatek należny):
– Sprzedawca rozlicza korektę w okresie, w którym została wystawiona faktura korygująca, bez konieczności potwierdzenia jej otrzymania przez nabywcę
Od 2021 roku znacznie uproszczono zasady rozliczania faktur korygujących in minus. Obecnie sprzedawca może dokonać obniżenia podstawy opodatkowania i podatku należnego już w okresie wystawienia faktury korygującej, pod warunkiem że z posiadanej dokumentacji wynika, że uzgodnił z nabywcą warunki obniżenia podstawy opodatkowania oraz nabywca wie o warunkach tego obniżenia. To istotne ułatwienie dla przedsiębiorców.
Przechowywanie dokumentacji
Faktury korygujące, podobnie jak faktury pierwotne, należy przechowywać przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. W przypadku kontroli podatkowej będziesz zobowiązany przedstawić zarówno faktury pierwotne, jak i korygujące, dlatego warto zadbać o ich odpowiednie archiwizowanie.
Poprawne wystawianie faktur korygujących wymaga znajomości przepisów i skrupulatności. Dobrze przygotowany dokument pozwoli uniknąć problemów podczas kontroli skarbowej i zapewni prawidłowe rozliczenia podatkowe. W razie wątpliwości zawsze warto skonsultować się z księgowym lub doradcą podatkowym, który pomoże przygotować fakturę korygującą zgodnie z aktualnymi przepisami i specyfiką danej sytuacji biznesowej.